Tutorial ini membahas wacana cara menyembunyikan data yang sudah dipakai mudah-mudahan tidak terulang pada Microsoft Office Excel 2007, 2010, 2013 dan 2016.
Sebelumnya aku pernah posting cara Membatasi Pilihan Validasi dengan Fungsi INDIRECT, kali ini aku akan membagikan postingan wacana bagaimana cara menyembunyikan data yang sudah dipakai di excel.
Di Excel, kita dapat mengendalikan mudah-mudahan data yang sudah dipakai tidak berulang dan data yang sudah dipakai tersebut dapat Anda sembunyikan. Sebagai contoh, pada waktu mengendalikan shift petugas mingguan, Anda tidak mau menugaskan orang yang serupa dua kali. Nama petugas yang sudah diseleksi akan kita hilangkan/sembunyikan dari daftar.
Langsung saja, kita mulai dengan menghasilkan tabel yang mau dipakai untuk validasi data:
- Bukalah aplikasi Microsoft Office Excel.
- Ubahlah nama Sheet1 dengan cara klik kanan pada sheet1 kemudian pilih Rename, beri nama Jadwal.
- Ketiklah Tanggal pada sel A1, Guru pada sel B1, dan Jam Masuk pada sel C1. Masukkan tanggal kerja sesuai data yang ada pada gambar berikut ke dalam range sel A2:A7.
- Sekarang, pindahkan ke Sheet2. Pada teladan di sini, kita ganti namanya menjadi Guru. Buat daftar item yang ingin Anda tampilkan selaku opsi data. Karena pada teladan ini, kita sedang mengendalikan shift petugas mingguan, maka item yang dimasukkan merupakan nama guru. Masukkan nama mereka ke range sel A1:A6.
- Sekarang, kita akan memasukkan formula untuk menganalisa apakah nama sudah digunakan. Pada sel B1, masukkan formula berikut:
=IF(COUNTIF(Jadwal!$B$2:$B$7;A1)>=1;"";ROW())
Copy formula ke bawah hingga ke sel B6. Formula yang gres saja kita masukkan akan mengkalkulasikan apakah ada “Monty” di range sel B2:B7 pada sheet Jadwal. Jika hitungan lebih dari atau sama dengan satu, maka performa sel akan kosong. Jika tidak, nomor baris akan ditampilkan. - Langkah berikutnya merupakan menghasilkan range formula yang mau memindahkan setiap sel kosong ke bab simpulan daftar. Pilih range sel C1:C6. Ketik range formula berikut:
=IF(ROW(A1:A6)-ROW(A1)+1>COUNT(B1:B6);"";INDEX(A:A;SMALL(B1:B6;ROW(INDIRECT("1:"&ROWS(A1:A6))))))
Tekan tombol Ctrl + Shift + Enter untuk memasukkan range formula ke range sel C1:C6. - Pada tab Formulas, di grup Defined Names, klik Define Name. Pada kotak pembicaraan New Name, di boks Name, ketik nama untuk range [terdiri dari satu suku kata], umpamanya NamaGuru.
- Pada boks Refers to, masukkan formula berikut:
=OFFSET(Guru!$C$1;0;0;COUNT(Guru!$C$1:$C$6)-COUNTBLANK(Guru!$C$1:$C$6);1)
Lalu klik OK. - Sekarang, kita pindah ke sheet Jadwal. Pilih sel daerah Anda ingin menjalankan validasi data. Pada teladan di sini, kita pilih range sel B2:B7. Pada tab Data, di grup Data Tools, klik Data Validation.
- Pada daftar Allow, pilih List. Pada boks Source, ketik tanda sama dengan “=” dan nama daftar. Pada teladan di sini: =NamaGuru. Klik OK.
- Untuk mengetes validasi cobalah, pilih salah satu nama pada sheet Jadwal. Perhatikan bahwa dikala Anda hendak memutuskan nama lainnya, daftar cuma berisi nama yang belum digunakan.
- Langkah terakhir, simpan file. Contoh file dapat Anda download disini. Selamat mencoba.
Demikian bimbingan cara menyembunyikan data yang sudah dipakai pada Microsoft Office Excel, mudah-mudahan bermanfaat.