Mail Merge yakni salah satu fitur di Microsoft Office Word 2007, 2010, 2013, dan 2016 yang menolong kita untuk menghasilkan suatu dokumen misalnya surat, sertifikat, label, amplop dengan isi sama tapi penerima, alamat penerima, tanggal lahir, dll yang berbeda. Biasanya fitur mail merge lebih efektif digunakan untuk dokumen yang penerimanya dalam jumlah banyak.
Ada dua dokumen yang digunakan dalam menghasilkan mail merge yaitu:
- Data Source, yakni dokumen yang isinya data masing-masing penerima, misalnya namanya, alamat penerima, dll. Data Source sanggup dibentuk lewat aplikasi Excel, Access, Outlook, dll.
- Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua peserta dan dibentuk di word.
Pada umunya cara menghasilkan mail merge mempunyai cara yang serupa untuk semua jenis Microsoft Office Word. Akan tapi jenis Microsoft Office yang saya gunakan pada bimbingan ini yakni Microsoft Office Word 2013, dan Data Source-nya dibentuk menggunakan Microsoft Office Excel 2013. Ada beberapa laba menghasilkan Data Source menggunakan aplikasi Excel, yaitu:
- Lebih mudah untuk meniadakan data dan memperbesar data baru.
- Lebih mudah membaca data alasannya yakni telah tersusun rapi dan dibentuk dalam tabel.
- Lebih mudah menyalin atau memindahkan data ke lembar dokumen yang lain.
- Lebih mudah mengurutkan data dan melakukan penelusuran data.
- Dan beberapa fasilitas yang lain yang tidak sanggup disebutkan satu persatu.
Untuk bimbingan ini saya mempergunakan mail merge untuk pengerjaan piagam/sertifikat. Langkah-langkah menjadikannya yakni selaku berikut.
Langkah Pertama: Membuat Data Source
Bukalah Microsoft Office Excel 2013 kemudian buatlah data berikut kemudian simpanlah ditempat/folder yang mudah Anda cari, dengan nama Data Source.xlsx atau sesuai kehendak Anda.
Langkah Kedua: Membuat Dokumen Master
Bukalah Microsoft Office Word 2013 kemudian buatlah piagam menyerupai performa berikut kemudian simpan dengan nama Dokumen Master - Piagam.docx atau sesuai kehendak Anda.
Langkah Ketiga: Menghubungkan Data Source dengan Dokumen Master
Mail merge word dibentuk dengan menghubungkan data source dan dokumen master (file text) yang sanggup dijalankan sesuai urutan langkah berikut:
- Aktifkan Dokumen Master atau dokumen word yang telah disimpan tadi (Dokumen Master - Piagam.docx). Field Data source nantinya akan kita masukkan pada isian <<NAMA>> dan <<JUARA>>.
- Selanjutnya pilih MAILINGS kemudian pilih Start Mail Merge kemudian pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard...
- Lalu timbul jendela Mail Merge disisi kanan dokumen. Pada jendela ini kita akan menertibkan mail merge step by step artinya kita atur dengan beberapa langkah atau step (ada 6 step).
- Step 1: pada step ini kita diminta untuk menyeleksi jenis dokumen, seleksilah Letters kemudian klik Next: Starting document untuk melanjutkan ke step 2.
- Step 2: pilih Use the current document kemudian klik Next: Select recipients untuk melanjutkan ke step 3.
- Step 3: pilih Use an existing list kemudian klik Browse...
- Step 4: pada step ini kita akan menyeleksi lokasi field mail merge. Langkah pertama bloklah field <<NAMA>> pada document, kemudian pilih More items...
- Step 5: pada dokumen akan tampil Data Source yang telah kita tetapkan tadi yakni data field <<NAMA>> dan <<JUARA>>. Pastikan datanya telah benar dan Anda sanggup menggunakan panah gulir kiri dan kanan menyaksikan data field yang lain.
- Step 6: ialah step terakhir. Jika Anda tidak mau mencetak Anda tinggal menutup/close jendela mail merge tapi bila ingin pribadi mencetak kliklah Print.
- Terakhir simpanlah dokumen. Contoh filenya sanggup Anda download disini. Selamat mencoba.
Akan timbul jendela Select Data Source. Carilah lokasi penyimpanan file Data Source.xlsx. Kemudian pilih file tersebut kemudian klik Open.
Muncul kembali suatu jendela yakni jendela Select Table. Pada jendela ini kita diminta untuk menyeleksi lokasi Worksheet penyimpanan data source (Misalkan data source pada bimbingan ini berada pada sheet1). Sehingga untuk jendela Select Table tinggal klik OK.
Jendela terakhir timbul kembali yakni jendela Mail Merge Recipients. Pada jendela ini Anda sanggup mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol peserta yang mau digabungkan. Secara default, semua peserta mesti dipilih. Untuk itu Anda tinggal klik OK.
Langkah terakhir untuk step 3 yakni klik Next: Write your letter untuk melanjutkan ke step 4.
Kemudian timbul jendela Insert Merge Field. Pilih Database Fields, kemudian pada opsi fields pilih NAMA, kemudian klik Insert berikutnya klik Close.
Langkah kedua, nyaris sama dengan langkah permulaan yakni bloklah field <<JUARA>> pada document, kemudian pilih More items... Kemudian timbul jendela Insert Merge Field. Pilih Database Fields, kemudian pada opsi fields pilih JUARA, kemudian klik Insert berikutnya klik Close.
Langkah terakhir untuk step 4 yakni klik Next: Preview your letters untuk melanjutkan ke step 5.
Akhiri step 5 dengan cara klik Next: Complete the merge dan akan dilanjutkan ke step 6.
Akan timbul jendela baru, kemudian klik OK.
Jendela Print akan muncul. Ubah pengaturan print bila diperlukan, kemudian klik OK. Piagam akan dicetak.
Terkadang fitur mail merge di word mengalami kendala di saat menggunakan pembulatan angka dan penulisan format tanggal yang tidak cocok dengan database. Anda sanggup menemukan solusinya dengan membaca postingan Tips Memperbaiki Pembulatan Angka Desimal dan Format Tanggal Mail Merge Word
Demikian ulasan cara menghasilkan mail merge di word, agar bermanfaat. Salam Ono niha, Ya'ahowu.
Barangkali Anda juga memerlukan postingan berikut: